Digitales Onboarding – Dos and Don’ts in einer rasanten Arbeitswelt

Onboarding im Allgemeinen bezeichnet den gesamten Prozess des Einarbeitens von der Vertragsunterschrift bis zum Ende der Probezeit der neuen Teammitglieder. Das Ziel des Onboardings besteht zum einen darin diesen Teammitgliedern die Firmenphilosophie näherzubringen. Zum Anderen liegt der Fokus darauf bestehende Prozesse, Arbeitsanweisungen und generelles Wissen effizient zu vermitteln sowie die Anwendung des Erlernten zu erproben.

Das Konzept selbst ist nicht neu, jedoch erscheint es in einem neuen Licht, betrachtet man die aktuelle Lage. Seit dem Beginn der COVID-19-Pandemie verbunden mit den ersten Lockdowns, mussten Unternehmen vieler Branchen ihr Onboarding beinahe umgehend vollständig digitalisieren.

In diesem Artikel haben wir einige Aspekte gesammelt, welche für einen optimalen digitalen Onboarding Prozess beachtet werden sollten.

Vorbereitungen treffen:

Ein Einarbeitungsplan sollte stets durchdacht und individuell auf das neue Teammitglied abgestimmt sein. Hierzu gehören auch Aufgaben, die bereits vor dem Arbeitseintritt des neuen Mitarbeiters durchgeführt werden müssen.

Eine Begrüßungsmail an das gesamte Team aber auch das Ausfüllen wichtiger Formulare. Ebenso Zugangsdaten und Sicherheitsinformationen müssen vorbereitet und übermittelt werden.

Knowledgemanagement:

Eine Checkliste zu wichtigen fachlichen Informationen, zu absolvierenden Wissenstests oder Übungen sowie Informationen zum Unternehmen und dessen Produkten, sollte aufgestellt werden. Hierzu gehört auch das Aufzeigen von Kommunikationsstrukturen und Kontaktpersonen.

Hier ist es zusätzlich wichtig, Wissen strukturiert zu vermitteln, daher sollte im Unternehmen ein gepflegtes Tool zum E-Learning verwendet werden, um einen stabilen Wissensstand in den Teams zu gewährleisten.

Zeitmanagement:

Zeitabläufe von wiederkehrenden Aufgaben, Meetings und alle Termine, die das neue Teammitglied in Zukunft betreffen, sollten festgehalten und klar kommuniziert werden.

Diese Art von Arbeitsroutine ist hilfreich, damit auch ohne persönlichen Kontakt ein Zugehörigkeitsgefühl gebildet werden kann.

Gemeinsam digital:

Sowohl Meetings als auch persönliche Gespräche sollten per Videokonferenz abgehalten werden.

Mimik und Gestik zählen zu den wichtigsten Aspekten, um Vertrauen und Verbundenheit zu wecken, daher sollte auch im Onboarding zu großen Teilen auf ein freundliches Gesicht gesetzt werden, um die Beziehungen und die Atmosphäre im Team zu stärken.

Fragen fördern:

Ist man neu in einem Unternehmen kommen viele Fragen auf, ohne den persönlichen Kontakt fällt die Möglichkeit weg, kleine Fragen zwischendurch im Team zu stellen.

Um ein aktives Nachfragen zu fördern, ist es wichtig, feste Ziele und Erwartungen festzulegen und das neue Mitglied an einen persönlichen Coach zuzuweisen. Der Mentor sollte aktiv auf Fragen eingehen und immer erreichbar sein.

Teamgeist schaffen:

Durch den digitalen Kontakt verstärkt sich die Bedeutung von Teammeetings immens. Das Zugehörigkeitsgefühl und die soziale Bindung ans Team kann durch häufige Meetings wiederum per Videokonferenz gestärkt werden.

Auch Varianten wie digitale Team-Frühstück-Meetings stärken die Bindung. Hier kann auch mal über andere Punkte als die aktuellen Aufgaben und Projekte gesprochen werden. Zusätzlich sind Teamchats während des Arbeitstages optimal um Informationen zu verbreiten oder Fragen zu fördern.

Feedback:

Stetige Optimierung ist auch im digitalen Onboarding wichtig. Um das Onboarding-Erlebnis stets für alle Beteiligten ansprechend zu halten, sollte nach erfolgreichem Onboarding eines Mitarbeitenden ein Feedback eingeholt werden.

Wie wurde der aktuelle Prozess empfunden, gibt es Verbesserungsvorschläge oder Kritik?

Diese Beobachtungen können im Anschluss direkt eingebracht werden, um den Onboarding-Prozess in Zukunft zu stärken und idealerweise sogar zu verkürzen.